1مقدمة:

نظراً لما تحتويه عمليات الشراء من إجراءات متداخلة ومعقدة ، قمنا بتطوير نظام إلكتروني يسهل عملية إدارة المشتريات في محاولة منا لطرح منظورنا لإدارة الإجراءات المتخذه ولدعم إتخاذ القرار لدى الجهات المنوط بها عمليات الشراء، وتقوم فكرتنا على نقاط أساسية نوردها فيما يلي:

• تقليل الأعمال الورقية بقدر المستطاع والإستعاضه عنها بنسخة إلكترونية لكل من طلبات الشراء والعروض والإتصال بالموردين.
• تقديم رؤية شاملة لسير العمل والمتابعة الفورية لإجراءات الشراء وإيضاح المرحلة التي وصل إليها طلب الشراء منذ إصداره وإنتهاءاً بالتسيلم.
• متابعة الموازنة وخطة الإستهلاك الخاصة بكل إدارة داخل المنظومة متاحة لكل من يقوم بإصدار طلبات الشراء والجهات المصدقة والأخرى التي تقوم بالتنفيذ.
• تقديم تحليل شامل للمشتريات وأسعار المواد حسبما يتم تجميعه من مدخلات النظام عبر فترة التشغيل لمعرفة الأوقات المناسبة في خلال العام ومواسم انخفاض وإرتفاع الأسعار لتقليل التكلفة بقدر الإمكان.
• إشراك كافة الجهات في إدخال ما يخصها من بيانات ومتابعة المراحل التي تعنيها دون الرجوع في كل مرة إلى إدارة المشتريات حيث يتم تجميع الإجراءات وسير العمل وتحديثها في كافة مراحل الإدخال لعرض حالة كل طلب و قائمة الإجراءات التي تمت بتواريخها ومراحلها.
• تقليل الجهد المبذول من جانب إدارة المشتريات عبر توفير نظام آلي لتحديد الموردين المناسبين لكل أمر شراء، ومراسلتهم بصورة ميسرة والحصول على العروض ومن ثم تحليلها وأختيار الأنسب من ناحية السعر، زمن التسليم، الجودة ، شروط الضمان، شروط السداد... إلخ.
• تقارير إحصائية ونمطية لكافة الإجراءات والعمليات في النظام.
• تأمين البيانات بأقصى قدر ممكن نظراً لحساسية العمليات الشرائية وما تترتب عليه من مسؤوليات وإلتزامات .
• توفير منصة إلكترونية قائمة على آخر التقنيات حيث يعمل النظام على شبكة محلية أو شبكة الإنترنت، وإعتماد تقنيات الشبكة العنكبوتية لتسهيل تجربة المستخدم وتقليص الجهد المبذول لتوفير الدعم الفني للأقسام الفنية داخل المؤسسة.
• توفير دعم فني كامل في كل الأوقات من جانب شركة راشونال تيم وبمرونة تمكن المستخدم من الإستفادة من الدعم حسب الكيفية التي يحتاجها.

2مواصفات النظام

يتكون النظام من عدة أجزاء مقسمة حسب المتطلبات المذكورة أعلاه ونوردها هنا بالتفصيل:

برنامج لإدارة المواد

• إدارة المواد التي تستهلكها المؤسسة والتي يتم شراؤها من جهات خارجية، وتحديد مواصفاتها بصورة مفتوحة للمستخدم وإمكانية تصنيفها إلى مجموعات حسب الطلب.
• إدارة الخدمات إذا كانت الجهة التي تستخدم النظام تقدم خدمات عوضاً عن منتجات، ويمكن الدمج بين الحالتين دون عناء.
• شاشة للتحكم في الضرائب التي يتم تحصيلها عند الشراء أو تقديم خدمة.

برنامج إدارة الموردين

• إدارة بيانات بالموردين الذين يتعامل معهم مصنفين إلى مجموعات حسب رغبة المستخدم حيث يمكن إضافة أي عدد من المجموعات بأي مسمى وأضافة موردين إليها مع توضيح كافة التفاصيل عن عنوان المورد ومعلوماته.
• تصنيف الموردين إلى محليين ودوليين.
• إمكانية إضافة عدد غير محدود من قنوات الإتصال الخاصة بكل مورد.
• توجد في النظام شاشة تمكن المستخدم من ربط الموردين بالمواد لمعرفة مجال عمل كل مورد ، ويمكن ربط المورد بمجموعة تصنيف من المواد أو بمادة محددة.
• تقييم الموردين إذ يقوم النظام بتجميع تاريخ التعاملات مع المورد ويرصد قيم لتمكين المؤسسة من ترتيب الموردين حسب الأداء والإلتزام وحجم التعاملات وجودة المنتجات.

إدارة طلبات الشراء:

• إصدار طلبات الشراء بصورة إلكترونية وإخطار الجهات المصدقة والمنوط بها توفير المواد لإجراء اللازم.
• متابعة حالة طلب الشراء في أي وقت.
• مقارنة الكميات في الطلب مع الكميات المحددة في خطة الإستهلاك الخاصة بكل مادة.

إدارة طلبات العروض:

• إنشاء طلبات عروض الأسعار من الموردين, حيث يقوم النظام بترشيح الموردين الذين يعملون في المجال.
• إمكانية حصر عدد الموردين المقترحين بإتاحة خيارات للمستخدم للتصنيف حسب تقييم المورد أو مستوي الجوده وما إلى ذلك.
• مراسلة الموردين إلكترونيا. عبر إصدار طلبات العروض عبر البريد الإلكتروني,

تحليل وإختيار العروض المناسبة:

• تحليل العروض المستلمة من الموردين ومقارنتها بمساعدة النظام حيث يمكن التصنيف حسب زمن التسليم، السعر، شروط السداد وعدد من الخيارات.
• إنشاء طلب الشراء بناءاً على الإختيارات التي تمت.
• يتم توضيح سبب إختيار مورد معين عندما يكون الإختيار إستثنائياً.

طلبات الشراء:

• إدارة طلبات الشراء التي أنشئت بناءاً على العروض التي تم إختيارها مسبقاً.
• متابعة سداد الطلبات عبر وسائل الدفع وشروطه المحددة.
• متابعة موقف الطلب من حيث زمن التسليم المتوقع ومراحل الشحن وغيرها.
• إستلام المواد عند وصولها وإجراءات فحص المواد لمطابقتها مع المواصفات الموجودة.
• تحديد المواد المرتجعة وسبب إرجاعها عبر تقرير الراجع.
• إجراءات إرجاع المواد إلى المورد وما يتم تقريره بالنسبة لها.
• إجراءات تسليم المواد إلى المستودع المعني.

إجراءات العطاءات:

• إنشاء عطاء وإصدار كراسة العطاء وإمكانية إرسالها إلكترونياً أو إتاحتها في الموقع الإلكتروني للمؤسسة عبر الإتصال بشبكة الإنترنت.
• وضع مواصفات وشروط العطاء.
• فرز العطاءات حسب قرارات لجنة فرز العطاء بمساعدة النظام حيث يقوم بالتحليل والعرض والتصنيف حسب العروض المستلمة.

3محرك البحث

يتضمن النظام محرك بحث واسع النطاق لتمكين المستخدم من الوصول إلى الموقع الذي يريده من النظام بسهولة ويسر. في محرك البحث يمكن تحديد الموضوع الذي يبحث عنه المستخدم حسب التالي:

• طلبات الشراء، طلبات العروض، العروض ، أوامر طلب مشتريات من الموردين.
• التسليم ، الفحص والإستلام، المرتجع.
• بحث عن الموردين والمواد.
• إضافة إلى المذكور أعلاه يتم تحديد موضوع البحث أو بالأحرى الحقل من قاعدة البيانات التي يريد المستخدم البحث فيها مثل:
  • حسب الرقم.
  • حسب الإسم.
  • حسب المجموعة.
  • حسب المواد التي يوردها (بالنسبة للموردين).
  • حسب المورد (بالنسبة لأصناف المخزن).
• يتم تحديد العبارة التي يبحث عنها المستخدم أو جزء من العبارة التي يبحث عنها حيث يمكن محرك البحث من البحث عن أي جزء من كلمة مخزنة في قاعدة البيانات.

4.تقارير النظام

محرك التقارير في النظام مقسم إلى ثلاث مجموعات كالتالي:

تقارير عامة وتحتوي على:

• تقرير الموردين ، المواد، طلبات توريد مواد، موقف طلب، موقف تسليم مواد.. إلخ.

تقارير شهرية وتحتوي:

• المشتريات الشهرية حسب التسليم النهائي.
• العروض والمقارنات التي تمت وأوامر الشراء من الموردين.
• المواد التي يشتريها المستخدم بصورة متكررة مع إحصائيات.
• نشاطات مستخدمي النظام المسجلين لمعرفة ماقام به كل مستخدم.

تقارير رسومية:

• رسم بياني للمشتريات الشهرية.
• يتيح محرك التقارير تحويل بيانات التقرير إلى عدة برامج أخرى لتتم معالجتها بالشكل المطلوب حيث يمكن تحويلها إلى البرامج التالية على سبيل المثال :
  • برنامج مايكروسوفت ورد MS WORD.
  • برنامج مايكروسوفت إكسل MS EXCEL.
  • أدوب أكروبات Acrobat.
• يتيح محرك التقارير أيضاً إرسال التقارير مباشرة عبر البريد الإلكتروني.
• يمكن معاينة التقرير في الشاشة وتطبيق تصفية للبيانات حسب المجموعة المطلوبة إذا كان من التقارير المصنفة حسب مجموعات البيانات كما هو الحال في مجموعات اصناف المواد، مجموعات الموردين، مجموعات أوامر الشراء .
• تقارير الإنحراف عن الموضوع بالموازنة بالمقارنة بالنسبة للمشتريات الفعلية.

5.خصائص التأمين

تعدد مستويات المستخدمين:

مشرف النظام

• له الحق في إدارة خيارات النظام الخاصة واجهة النظام والبيانات التلقائية التي يحتاجها النظام في مرحلة الإعداد.
• له الحق في إدارة تقارير النظام.
• يمنح المستخدمين الآخرين كلمات وحقوق المرور الخاصة بهم.
• رؤية شاملة لكل شاشات النظام والتحليل والتقارير.

مستخدم النظام

• إصدار الوثائق بتعبئة البيانات التي تخصه فقط.
• مشاهدة التقارير وطباعتها.
• تحكم محدود في إعدادات النظام التي تخصه مثل كلمة المرور الخاصة به وشكل العرض ولغة واجهة النظام.

ضيف على النظام

• مشاهدة التقارير فقط

• لا يملك الحق في إصدار أي وثيقة.
• لا يملك الحق في تثبيت أو تحديث النظام.
• لا يسمح له بتغيير المستخدمين.

لا يتم مسح أي وثيقة تم إصدارها إلا بعد رصدها وتوثيق كل الإجراءات ومتابعة الجهاز الذي تمت منه المعاملة واسم المستخدم والزمن الذي تمت فيه.

إستخدام الدونقل للحماية

• تستخدم شركة راشونال تيم للتقنية في كافة منتجاتها مفاتيح الدونقل للحد من الإستخدام غير المصرح به. مما يتيح لمالك النظام فرصة أكبر لتأمينه وتخزين المفاتيح بعيداً عن أيدى الأشخاص الغير مرغوب في حصولهم عليها.

تشفير كلمات المرور

 يتم إستخدام شفرة عالية التعقيد لحماية ملفات حفظ كلمات المرور المتعلقة بالنظام لضمان عدم تعريض البيانات للإختراق والكشف.

6لغة واجهة المستخدم:

• يدعم النظام اللغتين العربية والإنجليزية لواجهة المستخدم.
• يمكن إضافة أي لغة أخرى عند الطلب وتترتب عليها تكلفة مالية.

7.الدعم الفني

تقدم شركة راشونال تيم خدمة ما بعد البيع للعملاء عبر العديد من الوسائل )الهاتف

• ،Remote Desktop Connection ، والاتصال عبر الإنترنت
• وزيارة شخصية من موظفي الدعم ).
• يتم توفير آلية التحديث عبر الإنترنت للبرنامج الرئيسي في حال وجود إصدارات جديدة من البرنامج.
• عبر الإنترنت، عند إصدار نسخة جديدة أو تعديلها. Plug-in تحد يث الإضافات تثبيت الإضافات الجديدة عبر التحميل من موقع الشركة على الإنترنت.
• دائما توفر الشركة تدريب لمستخدمي النظام عند التعاقد بحيث يتم تأكيد فهم وإستيعابهم لطريقة التعامل معه لضمان إنجاز العمل بصورة جيدة.
• باقات من الدعم الفني الخاص حيث توجد الباقات التالية ، ولكل واحدة مزاياها وشروطها وتتم بعقد منفصل:
• البا قة الفضية.
• البا قة البرنزية.
• البا قة الذهبية.